Успешная конференция – это довольные гости, организаторы и спонсоры. Однако, как организовать идеальное событие? На что обратить внимание? Избегайте пяти ошибок, чтобы ваша конференция стала успешной!
1. Выбор неприемлемого конференц-зала
Многие организаторы забывают, что конференция означает много часов, проведенных в одном месте. Поэтому это место должно быть надлежащим образом подготовлено для приема гостей. Нужно соответствующее техническое оборудование – как удобные кресла, столы, арендовать которые можно перейдя по ссылке http://rentpro.com.ua/product-category/furniture-rent/arenda-stolov/, проекторы, микрофоны, громкоговорители, розетки и Интернет. Однако мы не можем забывать о таких проблемах, как достаточное освещение, просторность, качество и чистота санузла или кондиционера. Кроме того, всегда важно просчитывать, насколько большое помещение нам нужно – огромные залы с дюжиной или около того гостей выглядят не очень хорошо, так же, как и переполненные конференц-залы, – утверждает компания RentPro, которая занимается комплексным обеспечением различных мероприятий.
2. Организация конференции без соответствующей компетенции
Высокое качество конференции безоговорочно зависит от опыта и компетенции ее организаторов. Конечно, нельзя утверждать, что тот, кто никогда не занимался подобной деятельностью, не сможет организовать успешное мероприятие, однако нельзя скрывать, что это намного сложнее, чем для людей с опытом работы в этой отрасли.
Наиболее распространенные ошибки также включают зависимость от шаблонов. Если событие циклично, постоянное следование одной и той же формуле может привести к тому, что участники начнут искать новые события этого типа. Поэтому организаторы должны помнить, что в индустрии событий следует постоянно следить за новостями и искать дальнейшие интересные решения.
3. Трудный доступ к конференции
Другая типичная ошибка при организации конференции – несоответствие места ее проведения значимости самого события.
Можем ли мы представить себе международную конференцию в городе без аэропорта, автострады и скоростного железнодорожного сообщения? Вероятно, да – вопрос в том, не закончится ли событие провалом. Важным гостям, безусловно, не будет интересна 12-часовая поездка на пассажирском поезде. Не случайно хорошие конференции проходят в крупных городах – например, в Киеве или Львове – или вблизи крупных узлов связи. Есть ли шансы на успешную конференцию в прекрасных окрестностях лесов, гор и озер? Конечно, но нужно позаботиться об организации транспорта для участников.
4. Неэффективное продвижение мероприятия
Еще одна распространенная ошибка организаторов конференции – неправильный подход к продвижению и приглашению гостей. Информация о нашем мероприятии должна приходить к конкретным людям, учреждениям или группам профессионалов по различным каналам – как традиционным (почтовым, телефонным) так и современным (электронная почта, социальные сети, форумы, блогосфера). Это позволит создать действительно большой интеллектуальный и деловой потенциал, который сразу же перейдет к оценке события и его последствий. Признанные специалисты и отраслевые знаменитости привлекают других людей, которым есть что показать и сказать.
5. Недостаточное внимание к питанию и проживанию гостей
Последняя ошибка, которая может похоронить хорошее впечатление, созданное во время лекции, является неправильный подход к проблеме так называемых дополнительных услуг. Очевидно, что организаторы не всегда могут позволить себе лучшие отели или рестораны. Важно, однако, предоставить как минимум кофе, чай, воду и закуски, а также разумно подойти к размещению и ужинам. Гости ожидают вкусные блюда и отличный отель. Отличное питание не перекроет грязную комнату без ванной комнаты – и наоборот. Стоит хорошо подумать о наших приоритетах и, прежде всего, обеспечить, чтобы все было на достойном уровне.
Можете ли вы сделать всего 5 ошибок при подготовке конференции? Конечно, нет – список намного длиннее. Однако мы хотели указать, какие ошибки происходят чаще всего, и какие у них последствия. Стоит позаботиться обо всех этих аспектах – таким образом мы значительно минимизируем риск неблагоприятных мнений после конференции.
