У юридичній практиці, кадровому діловодстві та під час повсякденного подання документів до державних органів часто виникає потреба підтвердити юридичну силу копії. Попри те, що цифровізація через застосунок «Дія» активно розвивається, паперове діловодство та офіційний документообіг в Україні вимагають суворого дотримання стандартів, пише Plitkar.
Найпоширеніша дилема, з якою стикаються секретарі, кадровики та підприємці: як правильно писати – «копія вірна» чи «згідно з оригіналом»?
Що каже закон: ДСТУ 4163:2020
В Україні правила оформлення організаційно-розпорядчих документів чітко регламентуються Національним стандартом ДСТУ 4163:2020. Відповідно до пункту 5.26 цього стандарту, єдиним юридично правильним варіантом для засвідчення копії є фраза: «Згідно з оригіналом»
Вживання суржикового або застарілого вислову «Копія вірна» (який є прямою калькою з російського «копия верна») є грубою помилкою і не відповідає вимогам чинного законодавства. Документ із таким написом державні структури, суди чи нотаріуси мають повне право відхилити.
Повний алгоритм: як правильно оформити відмітку про засвідчення
Недостатньо просто написати три слова. ДСТУ вимагає, щоб відмітка про завірення копії складалася з кількох обов’язкових елементів, розташованих у певному порядку.
Ось повна юридична формула правильного завірення:
- Назва відмітки – Згідно з оригіналом (пишеться без лапок).
- Найменування посади особи, яка засвідчує копію (наприклад: Директор, Менеджер з персоналу або Головний бухгалтер).
- Особистий підпис цієї особи.
- Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ (зверніть увагу: за новим стандартом пишеться саме «Власне ім’я та ПРІЗВИЩЕ», а не ініціали та прізвище, наприклад: Олена КОВАЛЬЧУК).
- Дата засвідчення копії.
Візуальний приклад, як це має виглядати на папері:
Згідно з оригіналом Менеджер з персоналу [особистий підпис] Ірина МЕЛЬНИК 19.05.2026
Де саме ставити відмітку та чи потрібна печатка?
Відмітку про засвідчення розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії документа. Якщо копія багатосторінкова, завіряти потрібно кожен аркуш окремо (або прошити документ, пронумерувати сторінки й зробити один підсумковий запис на звороті місця прошивки).
Щодо печатки: Якщо підприємство використовує у своїй діяльності печатку (відповідно до статуту), відбиток печатки ставиться так, щоб він закривав частину найменування посади особи, яка підписала документ, але не сам підпис. Для звичайних громадян (фізичних осіб), які завіряють копії своїх особистих документів (паспорта, коду), наявність печатки, звісно, не потрібна – достатньо особистого підпису та дати.
Отже, пишіть виключно «Згідно з оригіналом» – це гарантує вашим документам бездоганний юридичний статус та відповідність усім державним стандартам України.
Нагадаємо, ми раніше розповідали, як правильно писати слово «Київ».